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Come funziona la privacy con Quovai PMS

Prima del check-in

In fase di prenotazione telefonica e/o da channel manager o portali.

Le prenotazioni che inserite manualmente tutti i giorni o che arrivano dai portali tramite il channel manager, vengono salvate nel gestionale e il sistema imposta il consenso privacy a “esecuzione del contratto”. Questo significa che registrate i dati nel gestionale solo al fine di poter fornire un servizio contrattualizzato con il cliente (es. una prenotazione) e che allo scadere di questo servizio (es. dopo il check-out) i dati verranno anonimizzati.

In futuro implementeremo una funzionalità che vi consentirà di richiedere il consenso privacy del cliente via email già in questa fase!

Le prenotazioni via booking engine

Per le prenotazioni ricevute tramite il vostro sito con il booking engine di Quovai il cliente avrà già visualizzato l’informativa privacy e dato il consenso a conservare i dati per un periodo più lungo come definito nell’informativa privacy. Eventualmente il cliente avrà anche già dato il consenso a ricevere informazioni commerciali.

Al check-in

Al check-in, per le prenotazioni inserite manualmente (email, telefono, di persona) o ricevute tramite il channel manager, sarà vostra cura raccogliere il consenso del cliente a conservare i dati per un periodo più lungo ed eventualmente a ricevere materiale promozionale.

• Mostrerete al cliente un foglio prestampato con la Vostra informativa privacy (guardate per un esempio la nostra informativa standard: Configurazione > Strutture > Modello informativa privacy) ed eventualmente offrirete di lasciargliene una copia.

• A questo punto chiederete al cliente il consenso a conservare i dati nel gestionale e potrete scegliere tra due modalità di acquisire tale consenso:
• Stampando un foglio preparato dal gestionale e facendolo firmare al cliente.

• Inviando al cliente una mail che lo informa del consenso che avete registrato.

In caso di consenso firmato su carta, registrerete all’interno del gestionale la scelta del cliente.

Al check-out

Dopo 5 giorni che il cliente avrà lasciato la vostra struttura, se non avrete raccolto il consenso all’informativa privacy, i dati del cliente e dei suoi famigliari verranno anonimizzati. In pratica verranno sbiancati eventuali dati riguardanti:

• Telefono e/o cellulare
• Email
• Codice fiscale
• Partita IVA
• Luogo e data di nascita
• N. documento di identità
• Indirizzo (città , via e cap)

Prima che i dati vengano anonimizzati, riceverete una mail (giornaliera) di riassunto, che vi avvisa riguardo a quali sono i dati per i quali non avete il consenso privacy e che verranno anonimizzati il giorno successivo.

Cosa succede ai dati delle carte di credito?

I dati relativi alle carte di credito salvati dentro il booking engine di Quovai PMS vengono sempre cancellati 5 giorni dopo il check-out.

Cosa posso fare con i dati per i quali ho il consenso all’informativa privacy?

Potrete conservare e trattare tali dati in accordo con quanto definito nell’informativa privacy. Se non avete un consenso esplicito per effettuare attività di marketing non potrete inviare comunicazioni commerciali ai clienti.

Cosa posso fare con i dati per i quali ho il consenso esplicito a ricevere materiale promozionale?

Con questi dati potrete effettuare invio di newsletters, materiale promozionale e offerte speciali come definito all’interno dell’informativa privacy.

Attenzione! Le informazioni contenute in questo documento ed in generale in tutti i documenti rilasciato da Quovai riguardanti argomenti connessi ad aspetti legali hanno valore puramente tecnico e sono il frutto dell’interpretazione data da Quovai alla norma di legge nazionale o comunitaria. Le nostre informazioni non sostituiscono una consulenza specialistica in materia legale e non costituiscono parere legale. La Struttura Ricettiva è in ultima analisi responsabile delle modalità di trattamento dei dati per proprio conto e può eventualmente rivolgersi ad un consulente di fiducia per ottenere indicazioni puntuali sui comportamenti da seguire.