Indice / Fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica con Quovai PMS

Introduzione

La fatturazione elettronica, inizialmente introdotta soltanto per le fatture verso le pubbliche amministrazioni, è obbligatoria dal 1/1/2019 anche per le fatture emesse da aziende private verso aziende private (B2B).

Sostanzialmente, invece di recapitare un documento cartaceo o PDF, viene inviato ad un sistema centrale dell’Agenzia Entrate (chiamato SDI: sistema di interscambio) un file in formato xml che rappresenta in tutto e per tutto la fattura che le aziende erano abituate a produrre in passato.

Come viene gestita la fatturazione elettronica in Quovai PMS

Quovai PMS implementa:

• la ricezione delle fatture elettroniche dai fornitori
• l’invio delle fatture elettroniche ai clienti
• la firma digitale delle fatture elettroniche
• la conservazione sostitutiva a norma di legge

Ricevere le fatture elettroniche

Per ricevere le fatture elettroniche è necessario (oltre ad aver aderito al servizio contattando il Supporto Clienti) comunicare il codice destinatario di Quovai PMS (vedi più avanti) al proprio Commercialista in modo che tale codice sia registrato nel sito dell’Agenzia dell’Entrate. Qualora siate in possesso di credenziali entrate o altro accesso diretto ai servizi telematici, potrete effettuare direttamente tale registrazione collegandovi al sito dell’Agenzia dedicato a tale scopo: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/.

Il codice destinatario da comunicare è:

HM3K1R8

E’ anche possibile comunicare volta per volta il codice destinatario al fornitore, anche se tale operazione non è comoda e può comportare degli errori.

Il menu fatture ricevute

Nel menu Documenti la voce Fatture ricevute vi porterà alla lista delle fatture che i vostri fornitori vi hanno inviato.

Selezionando uno o più documenti sarà possibile accedere alle funzionalità che vi mostrano il dettaglio delle fatture elettroniche ricevute:

• Visualizzare l’XML di una fattura elettronica
• Scaricare un archivio .zip contenente l’XML per multiple fatture elettroniche
• Visualizzare un PDF di una fattura elettronica

In generale, non è necessario stampare e conservare le fatture elettroniche. Il sistema è concepito in modo che, in qualsiasi momento, voi possiate recuperare una delle fatture emesse o ricevute negli ultimi 10 anni.

La procedura consigliata per le fatture ricevute

Noi consigliamo di:

• Visitare periodicamente il menu Documenti -> Fatture ricevute per verificare se vi sono nuove fatture in arrivo.
• Controllare le nuove fatture arrivate eventualmente visualizzandole in PDF
• Alla fine del mese passare l’archivio .zip delle fatture ricevute nel mese al proprio commercialista (oppure utilizzare un programma messo a disposizione dallo stesso per registrarle nel sistema).

Inviare le fatture elettroniche

Per inviare le fatture elettroniche, sarà necessario avere a disposizione uno o l’altro dei seguenti dati del fornitore:

• Il codice destinatario
• la PEC

Il codice destinatario è un codice che può essere lungo 7 caratteri (in caso di soggetto privato) o 6 caratteri (in caso di pubblica amministrazione). Ad es. XXE4R4A oppure ERT45E. La PEC è simile un normale indirizzo email che di solito (ma non è un requisito) contiene la parola pec: es. quovai@pec.it.

Quando si emette una fattura il sistema verificherà che almeno uno dei dati riportati di sopra sia valorizzato nell’anagrafica cliente.

Fase I - creare la fattura

La fattura viene creata nella stessa identica modalità utilizzata sinora e può anche essere stampata (possibilmente su carta non fiscale) e consegnata al cliente.

Una volta creata, la fattura è visibile nell’elenco di fatture pronte all’invio (Documenti -> Fatture emesse).

Fase II - invio della fattura

Nell’elenco delle fatture emesse è possibile visualizzare alcuni dati importanti per la gestione delle fatture elettroniche:

• Lo stato dell’invio (che può essere “Inviato”, “Non inviato”, “n/a” oppure “ERRORE”.
• Lo stato SDI relativo all’esito della fattura sul Sistema di Interscambio. Può essre: - (Nessun messaggio), NS (Notifica di scarto), MT (File metadati), RC (Ricevuta consegna), MC (Mancata consegna), EC (Esito committente), SE (Scarto esito committente), NE (Notifica esito), DT (Notifica decorrenza), AT (Attestazione trasmissione)
• Il tempo mancante al tentativo di Invio

Quovai PMS invia le fatture dopo un tempo definito nel menu impostazioni.

Questo tempo è impostato di default a 25 minuti ma può essere modificato manualmente dall’utente.

Nella lista delle fatture emesse è possibile osservare tra quanto tempo il documento verrà inviato elettronicamente.

Annullare una fattura

E’ possibile eliminare una fattura solo se non è ancora stata inviata (quindi se “Stato invio” è “Da inviare” oppure “n/a” oppure “ERRORE”).

In caso si desideri annullare una fattura dopo l’invio, è possibile:

• Attendere un eventuale scarto dallo SDI che quindi annullerebbe di fatto la fattura
• Emettere una nota di credito